¿Deberías contar con contratos de confidencialidad en tu empresa?
La información es poder. Y en las empresas, proteger la información interna es una de las cosas más importantes para evitar daños en su reputación, problemas económicos o dar ventaja a la competencia.
Para mantener toda la información de una empresa segura, los contratos de confidencialidad o NDA (Non-disclosure Agreement) en inglés son la mejor alternativa. Una herramienta legal que permite resguardar los intereses de la empresa de terceros y de sus propios empleados.
Aunque no tengas la receta secreta de los Pringles o las ideas para el nuevo iPhone, tu empresa siempre tiene algo valioso que proteger. Un contrato de confidencialidad con empleados, entre empresas o con proveedores siempre es lo más recomendable cuando se maneja información sensible.
¿Qué es un contrato de confidencialidad?
Un acuerdo legal entre dos partes cuyo objetivo es mantener la confidencialidad de cierta información.
Esta es la definición de contrato de confidencialidad más sencilla, un documento que sirve para proteger información sensible de una empresa y evitar su divulgación.
¿Y qué es información sensible? Puede ser cualquier cosa que tenga valor para la empresa como: su base de datos, información sobre un nuevo producto, su estrategia comercial, sus procesos de producción, sus datos financieros, entre otros.
Para el correcto desarrollo de sus actividades, una empresa debe compartir una gran cantidad de información con empleados, proveedores o colaboradores, y por ello es importante resguardar estos datos con los contratos de confidencialidad.
¿Cuáles son los tipos más comunes de contratos de confidencialidad?
- Con la plantilla de empleados, que es un contrato de confidencialidad laboral.
- Contratos unidireccionales, una sola parte comparte información.
- Contratos bidireccionales, ambas partes comparten información.
- Acuerdo de confidencialidad precedente, en fusiones y adquisiciones.
Aunque los contratos de confidencialidad entre empresas son los más habituales, también es muy beneficioso para la organización establecer confidencialidad contrato de trabajo con sus propios empleados.
En estos casos, se suele agregar una cláusula de confidencialidad en los contratos de trabajo y, dependiendo del sector, se puede redactar también un contrato de confidencialidad y no competencia. Con este último documento, se evita que un empleado pueda trabajar en la competencia por un determinado tiempo después de dejar la organización.
3 funciones de los contratos de confidencialidad
En cualquier situación en la que se requiera discreción, los contratos de confidencialidad son fundamentales. Si una empresa o pyme compartirá información sensible que puede ser utilizada para sacar beneficio por otra parte, entonces es necesaria la firma de un contrato de confidencialidad con trabajadores y colaboradores.
Son muchos temas que pueden estar sujetos a los contratos de confidencialidad, dependiendo del sector y la complejidad de la empresa. Algunos ejemplos son: el plan de negocios, los datos económicos, la base de datos de clientes, las marcas y patentes, y más.
A continuación analizamos los 3 objetivos más importantes de los contratos de confidencialidad en empresas y pymes.
1- Protege la información confidencial
Como hemos mencionado anteriormente, el principal objetivo de esta herramienta legal es proteger la información comercial o técnica de una empresa. En estos contratos de confidencialidad, las partes se comprometen a no divulgar la información sensible que la empresa comparte con ellos.
Si se incumple este contrato, la empresa puede tomar acciones legales y reclamar daños y perjuicios. En España, los acuerdos de confidencialidad están enmarcados dentro de la Ley de Protección de Datos Personales, por lo que tienen total validez ante la justicia.
Estos contratos se firman con terceros y también con los propios empleados. Dentro de la plantilla, se suele redactar un contrato de cláusula de confidencialidad que protege la información de la empresa incluso después de terminada la relación laboral con un trabajador, profesional independiente o proveedor.
2- Garantiza el derecho de propiedad intelectual
Con los contratos confidencialidad también se protegen las marcas y patentes de una empresa. Gracias a este documento, se mantienen los derechos de propiedad intelectual que la organización tenga o que esté en proceso de patentar.
3- Define qué información se puede compartir
Con los contratos de confidencialidad, las partes conocen qué información pueden compartir con terceros, con fines comerciales. Se separa la información general del negocio de la información confidencial.
Gracias a ello, los empleados o colaboradores saben qué datos pueden discutir con terceros, situación que puede darse en una búsqueda laboral, haciendo networking o solicitando servicios profesionales, entre otras posibilidades.
¿Qué cláusulas debe tener un contrato de confidencialidad?
Un documento que se crea específicamente para cada empresa, los contratos de confidencialidad pueden tener todo tipo de cláusulas, siempre que ambas partes involucradas estén de acuerdo.
Y aunque hay muchos contratos de confidencialidad modelos dando vueltas por Google, desde Proyecto Data recomendamos crear un documento a la medida de tu organización.
Pero si quieres conocer cuáles son las cláusulas que no deben faltar en un contrato de confidencialidad, ¡sigue leyendo!
Identificación de las partes
En los contratos de confidencialidad es indispensable identificar a las partes que firmarán el contrato, estableciendo el rol de cada una y sus datos de identificación legal.
Determinar cuál es la información confidencial
Una de las características contrato de confidencialidad es que debe definir exactamente cuál es la información que es considerada confidencial o sensible. Lo más habitual es incluir una lista con el tipo de información a proteger, lo más detallada posible para evitar futuros problemas.
Duración del contrato
Se debe establecer la duración del contrato, un tiempo que debe ser acordado por ambas partes y que puede sobrepasar el tiempo de colaboración.
Propósito del contrato
Recomendamos también incluir en un contrato de confidencialidad para proveedores el motivo por el cual se comparte esta información sensible, para así delimitar su uso.
Sanciones
En los contratos de confidencialidad, es habitual establecer cuáles son las sanciones por incumplimiento del contrato.
Es importante informar a la otra parte sobre sus derechos, ya que la Ley establece que se puede revelar Dentro de un contrato de confidencialidad para un empleado, las sanciones suelen requerir un resarcimiento o incluso puede terminar en despido.
Si se trata de un incumplimiento de un trabajador después de terminada la relación laboral o un incumplimiento de terceros, lo más habitual es comenzar un reclamo por daños y perjuicios.
Aviso de inmunidad
Aunque un contrato de confidencialidad y no divulgación es un documento legal muy sólido, hay ciertas excepciones que pueden romperlo.
Es importante informar a la otra parte sobre sus derechos, ya que la Ley establece que se puede revelar esta información en ciertas situaciones especiales: ante una investigación judicial o autoridades policiales, bajo una obligación legal o en caso de una violación de derechos, como establece la directiva whistleblower.
Contrato de confidencialidad y acuerdo de confidencialidad, ¿en qué se diferencian?
A pesar de que estos términos se utilizan indistintamente, no son lo mismo.
Un contrato de confidencialidad y exclusividad se firma con trabajadores, colaboradores o profesionales independientes. Se trata de un contrato de confidencialidad laboral, en el cual se establece que se compartirá cierta información para que esa persona o empresa pueda brindar un servicio.
Por otro lado, un acuerdo de confidencialidad es algo más sencillo. Este documento se suele firmar con proveedores, empresas o trabajadores, externos a la actividad normal de la organización.
Como puede ser un servicio de limpieza o la empresa encargada de los extintores, estas son personas que deben entrar en el establecimiento para prestar el servicio y esto puede suponer un riesgo.
¿Para qué sirve un acuerdo de confidencialidad en estos casos? Su objetivo es proteger cualquier información que estas personas puedan ver o escuchar durante su tiempo allí.
¿Por qué son importantes los contratos de confidencialidad?
Un instrumento legal cada vez más valioso, sobre todo en un contexto empresarial en el que se maneja una enorme cantidad de información día a día.
En cualquier empresa, sin importar su tamaño, hay un gran volumen de datos que pasan por varias manos distintas. Desde empleados, colaboradores o freelancers, son demasiadas las oportunidades de robo y divulgación de esta valiosa información.
Y así como seguramente tienes en cuenta la ciberseguridad en tu negocio, protegiéndote de ataques externos, también es recomendable que mires por los ataques internos, como puede ser la divulgación de información sensible.
Implementando contratos de confidencialidad en las relaciones laborales y comerciales de la empresa permite mantener a salvo los secretos empresariales y también la integridad de la organización.
A pesar de que el principal objetivo de los contratos de confidencialidad y no divulgación es mantener a salvo la información de una organización, también son muy beneficiosos para preservar relaciones comerciales.
Emplear este documento legal demuestra a los clientes o proveedores que se trata de una empresa seria. Con un contrato de confidencialidad de por medio, muchas empresas se sentirán más a gusto al compartir información.
Protege tu empresa con los contratos de confidencialidad
Un documento que protege de daños legales, económicos y de reputación, y que es perfecto para todo tipo de empresas.
En Proyecto Data tenemos más de 20 años de experiencia asistiendo a empresas, pymes y autónomos en todo tipo de problemas legales relacionados con la protección de datos.
Si necesitas asesoramiento sobre contratos de confidencialidad entre empresas, aquí estamos para ayudarte. Queremos que nuestros clientes gocen de total seguridad y tranquilidad para que puedan desarrollar su actividad sin miedos.
